Sơ đồ xương cá còn được gọi là sơ đồ Ishikawa, theo tên người tạo ra nó – Kaoru Ishikawa, hay sơ đồ xương cá/ sơ đồ nhân quả. Biểu đồ xương cá thường được sử dụng trong phân tích nguyên nhân gốc rễ, để khắc phục sự cố trong quản lý chất lượng hoặc phát triển sản phẩm. Chúng cũng được sử dụng trong các lĩnh vực sản xuất, trong kinh doanh, trong học tập.
Biểu đồ xương cá là gì?
Biểu đồ xương cá là một công cụ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của một khiếm khuyết, biến thể, lỗi của một quy trình nào đó. Biểu đồ này có hình dạng giống như một chiếc xương cá, với phần đầu là vấn đề cần giải quyết, các xương nhỏ hơn là những nguyên nhân của vấn đề.
Biểu đồ xương cá được phát triển bởi Kaoru Ishikawa, một kỹ sư người Nhật Bản. Ông đã sử dụng biểu đồ này để phân tích các nguyên nhân của các vấn đề trong sản xuất. Kể từ đó, biểu đồ xương cá đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm sản xuất, quản lý, giáo dục, y tế,...
Mục đích của biểu đồ xương cá
- Giải quyết vấn đề trực quan
- Giải quyết vấn đề thực sự hơn là điều trị các triệu chứng
- Hỗ trợ trực quan, dễ trình bày
- Định hướng tư duy và hợp tác
- Áp dụng cho đa ngành, lĩnh vực
Biểu đồ xương cá là một công cụ hữu ích cho bất kỳ ai muốn giải quyết vấn đề một cách trực quan và tận gốc. Mục đích của biểu đồ này bao gồm:
Giải quyết vấn đề trực quan
Tiện ích chính của biểu đồ xương cá xuất phát từ thực tế là nó trực quan so với danh sách hoặc bảng tính thông thường. Điều này cho phép mở rộng sơ đồ thành nhiều thuộc tính và nguyên nhân gốc rễ nếu cần mà không bị ngợp bởi số lượng lớn các vấn đề cơ bản. Hơn nữa, bố cục của sơ đồ cho phép việc kết hợp cả các yếu tố bên trong và bên ngoài trong quá trình phân tích.
Giải quyết vấn đề thực sự hơn là điều trị các triệu chứng
Thông thường, các buổi brainstorming hoặc cuộc họp của công ty có thể được dành để cố gắng giải quyết các triệu chứng của vấn đề, chẳng hạn như doanh số bán hàng thấp hơn, mà không nỗ lực tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đó. Sơ đồ xương cá với mục tiêu là cố gắng xác định nguyên nhân gốc rễ, theo đó các triệu chứng cũng có vị trí nhất định trong sơ đồ. Điều này cho phép phân tích tổng thể và giải quyết vấn đề mà không bỏ qua các triệu chứng, đồng thời nhận thức được nguyên nhân gốc rễ cần được xác định để giải quyết vấn đề lớn hơn, tốt hơn.
Hỗ trợ trực quan, dễ trình bày
Một trong những mục tiêu chính khi cố gắng giải quyết vấn đề theo biểu đồ xương cá là giải thích cấu trúc phức tạp này cho ban lãnh đạo công ty và nhận được sự hỗ trợ của họ. Bố cục sơ đồ xương cá là một công cụ trực quan tuyệt vời để chỉ ra cách giải quyết từng nguyên nhân gốc rễ để xử lý vấn đề chính.
Định hướng tư duy và hợp tác
Biểu đồ xương cá giúp định hướng tư duy, khuyến khích phản biện và hợp tác khi giải quyết vấn đề. Thông qua việc thúc đẩy sự trao đổi, đóng góp ý kiến từ các thành viên, nó giúp xây dựng một môi trường đồng thuận, tương tác và có nhiều hơn các giải pháp để giải quyết vấn đề.
Áp dụng cho đa ngành, lĩnh vực
Biểu đồ xương cá được áp dụng hiệu quả trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất, quản lý dự án, quản lý chất lượng, giáo dục, y tế,... để giải quyết vấn đề một cách tối ưu nhất.
Các loại biểu đồ xương cá phổ biến
Dưới đây là 2 loại biểu đồ xương cá chính thường được sử dụng hiện nay và đóng vai trò là mẫu tiêu chuẩn:
Sơ đồ xương cá đơn giản
Một xương cá đơn giản chỉ được tạo thành từ 2 thuộc tính với các nguyên nhân gắn liền với phần đầu, đại diện cho vấn đề chính cần giải quyết. Sơ đồ này được sử dụng để giải quyết các vấn đề mà ở đó, các nguyên nhân có thể được nhóm thành hai thuộc tính. Ví dụ: Khi phân tích lưu lượng truy cập trang web, đội ngũ Marketing của doanh nghiệp có thể chọn chia chúng thành 2 kênh, nguồn phải trả tiền và nguồn không phải trả tiền.
Sơ đồ xương cá 6M
Biểu đồ xương cá Ishikawa 6M được áp dụng vào sản xuất, kinh doanh với 6 yếu tố cơ bản, bao gồm:
Materials – Nguyên vật liệu
Nguyên liệu chính là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất, vì nếu thiếu nguyên liệu thì không thể tạo ra được sản phẩm hoàn chỉnh. Đặc biệt, người tiêu dùng ngày nay thường rất quan tâm đến chất liệu của sản phẩm, vì vậy nếu một sản phẩm không có được đánh giá tốt, nguyên vật liệu có thể là một trong những yếu tố cần xem xét đầu tiên. Việc lựa chọn nguyên liệu không phù hợp có thể gây giảm chất lượng sản phẩm, làm tổn thương uy tín của doanh nghiệp và gây lãng phí trong quá trình sản xuất.
Manpower – Nguồn nhân lực
Trong 6M, nhóm nguyên nhân này được xem là khá hiếm và khó điều khiển nhất vì nó có liên quan trực tiếp đến con người và quá trình sản xuất. Chất lượng của sản phẩm có thể bị ảnh hưởng nếu có sự thiếu sót về kỹ năng, chuyên môn hay sự bất cẩn của nhân viên.
Mother Nature – Môi trường
Một số yếu tố môi trường không thể kiểm soát trước, ví dụ như thời tiết, lũ lụt, động đất, hỏa hoạn,... Mặc dù có một số yếu tố môi trường có thể được dự đoán và có khả năng kiểm soát, nhưng cũng có những yếu tố không thể tránh khỏi.
Machines – Máy móc, thiết bị
Nếu không thực hiện việc nâng cấp và bảo trì máy móc, thiết bị đều đặn, có thể dẫn đến sự hỏng hóc và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của con người. Chính vì vậy, nếu xảy ra vấn đề, yếu tố này cũng cần được xem xét và cải thiện.
Methods – Phương pháp
Nếu xảy ra sai sót trong quy trình hoặc phương pháp sản xuất, điều này sẽ dẫn đến việc tạo ra các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn hoặc gây ảnh hưởng đến các giai đoạn khác. Ngay từ đầu, cần có một phương pháp tối ưu và được thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi áp dụng vào sản xuất, kinh doanh.
Measurement – Đo lường
Các phương pháp kiểm tra bao gồm kiểm tra thủ công và tự động cùng với việc sử dụng các phép đo vật lý như khoảng cách, thể tích, nhiệt độ, áp suất,... Tuy nhiên, nếu các phép đo không nhất quán, sẽ làm cho việc sử dụng dữ liệu trở nên khó khăn trong việc đưa ra các kết luận nhất quán để tìm ra nguyên nhân.
Cách triển khai vẽ sơ đồ xương cá
- Bước 1: Xác định vấn đề
- Bước 2: Xác định nhân tố gây ảnh hưởng
- Bước 3: Xác định nguyên nhân của vấn đề
- Bước 4: Phân tích và hoạch định hướng giải quyết
Bước 1: Xác định vấn đề
Bước đầu tiên xác định vấn đề rất quan trọng trong quá trình nghiên cứu và giải quyết vấn đề. Có thể sử dụng 5W1H (What, Who, When, Where, Why, How) để trả lời các câu hỏi: Vấn đề là gì, Ai có liên quan, Khi nào xảy ra, Xảy ra ở đâu, Tại sao xảy ra và Xảy ra như thế nào. Có thể viết vấn đề vào ô bên phải của tờ giấy và sau đó vẽ một đường ngang chia tờ giấy thành hai phần, tạo thành đầu và xương sống của cá.
Chẳng hạn: hãy thử tưởng tượng website có tỷ lệ thoát cao. Khi xem dữ liệu, vấn đề lớn nhất được ghi nhận là tốc độ tải trang trên điện thoại cực kỳ chậm. Khi đội ngũ Marketing thảo luận, mọi người quyết định đây là chỉ số chính cần cải thiện. Mục tiêu lúc này được đặt ra tăng tốc độ tải trang trên mobile lên 1,5s. Khi vấn đề được xác định rõ ràng, cụ thể thì việc xác định nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Bước 2: Xác định nhân tố gây ảnh hưởng
Ứng với mỗi nhân tố, vẽ ra từng nhánh xương cá cụ thể. Có thể liệt kê các yếu tố ảnh hưởng trong sơ đồ xương cá 6M bao gồm: vật liệu, máy móc, con người, quy trình/phương pháp, môi trường, đo lường. Nếu hoạt động theo nhóm, hãy sử dụng kỹ thuật Brainstorming để tìm giải pháp phù hợp. Với việc xác định các nhóm nguyên nhân cơ bản, ta có thể tiếp cận vấn đề một cách hệ thống.
Bước 3: Xác định nguyên nhân của vấn đề
Materials
- Có sự thử nghiệm và xử lý đúng cách với nguyên vật liệu hay chưa?
- Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng không?
- Quy trình mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp có được xác thực chưa?
- Có sẵn nguyên vật liệu thay thế hay không?
Manpower
- Nhân viên có đủ kinh nghiệm và năng lực để thực hiện nhiệm vụ không?
- Nhân viên có được đào tạo bài bản để tham gia vào quy trình sản xuất không?
- Nhân viên có được đáp ứng đầy đủ chế độ và bảo hiểm không?
- Có tình trạng quá tải công việc đối với nhân viên/ công nhân không?
- Nhân viên có bất mãn gì với nhiệm vụ hiện tại không?
Mother nature
- Sự biến đổi của nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, ánh sáng,... có ảnh hưởng quy trình sản xuất hay không?
- Các yếu tố môi trường liên quan đến quá trình sản xuất có đáp ứng đủ tiêu chuẩn không?
- Người lao động có bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường không?
Machines
- Máy móc có được lập trình và vận hành đúng không?
- Máy móc có được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ không?
- Việc vận hành máy móc có ảnh hưởng gì cho người lao động và môi trường không?
- Máy móc đã đạt đến giới hạn và khả năng sử dụng của nó chưa?
- Máy móc có hỏng hóc gì chưa bảo trì không?
Methods
- Các phương pháp mới đã được kiểm định kết quả hay chưa?
- Công nhân có được trang bị đầy đủ máy móc cần thiết để vận hành quy trình một cách trơn tru không?
- Phương pháp có được liên tục cập nhật và cải tiến không?
Measurement
- Môi trường có ảnh hưởng đến tính chính xác của việc đo lường không?
- Việc đo lường, đánh giá có bao gồm đầy đủ các tiêu chuẩn cần thiết chưa?
- Việc đo lường này có đạt độ chính xác 100% không?
Bước 4: Phân tích và hoạch định hướng giải quyết
Đến bước này, chúng ta đã có một biểu đồ xương cá đầy đủ, thể hiện chi tiết các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Bằng cách sử dụng 5W1H, có thể điều tra sâu hơn về vấn đề và kiểm tra nguyên nhân còn tiềm ẩn gián tiếp gây ra vấn đề.
Một số cách giúp dễ dàng triển khai biểu đồ xương cá
- Chọn ra một nhóm phù hợp để đảm nhiệm quá trình tạo biểu đồ xương cá, mỗi thành viên đến từ những lĩnh vực liên quan để đa dạng hóa quan điểm, ý kiến
- Áp dụng 5W1H khi phân tích biểu đồ xương cá, liên tục đặt ra câu hỏi Tại sao? để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề nhanh hơn
- Sử dụng đa biểu quyết để xác định nguyên nhân gốc rễ từ ý tưởng của tất cả mọi người
- Phân tích các nguyên nhân và xác định các nguyên nhân chính gây ra vấn đề, đó là nguyên nhân có ảnh hưởng lớn nhất đến vấn đề
- Nếu vấn đề quá phức tạp đối với biểu đồ xương cá, khi sơ đồ trở nên lộn xộn và rối tung, hãy xem xét một công cụ khác phù hợp hơn.
Ứng dụng của biểu đồ xương cá
Ứng dụng trong sản xuất
Biểu đồ xương cá trong sản xuất giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân của các vấn đề như:
- Sản phẩm lỗi
- Quá trình sản xuất không hiệu quả
- Chi phí sản xuất cao
- Thiếu nhân viên
- Thiếu nguyên liệu
- Máy móc hỏng
- Môi trường làm việc không an toàn
Ứng dụng trong kinh doanh
Bằng cách sử dụng biểu đồ xương cá, nhóm quản lý kinh doanh của doanh nghiệp có thể phân tích các nguyên nhân gây ra việc giảm doanh số như thiếu nhân lực, phương pháp kinh doanh không chính xác, đối thủ mạnh, chi phí hạn hẹp.
Từ đó, nhóm này có thể tìm ra các nguyên nhân cụ thể như nhân viên thiếu kinh nghiệm và chuyên môn, việc ước lượng ngân sách và thời hạn thực hiện chưa chính xác, ngân sách phân bổ không đồng đều, đối thủ nhập ngành mạnh. Dựa vào đó, họ có thể đưa ra các giải pháp cải thiện như đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, thiết lập lại quy trình, phương pháp kinh doanh, đầu tư thêm chi phí, phân tích các đối thủ cạnh tranh,...
Ưu điểm và hạn chế của biểu đồ xương cá
Ưu điểm
- Công cụ tuyệt vời để động não và lập bản đồ tư duy cho cá nhân hoặc trong một dự án nhóm
- Xác định mối quan hệ nhân quả và làm rõ mối quan hệ giữa các biến thể này
- Việc lặp đi lặp lại liên tục các câu hỏi “tại sao” thực sự đi sâu vào các vấn đề gốc rễ và đơn giản hóa một cách tinh tế ngay cả những vấn đề phức tạp.
Hạn chế
- Đòi hỏi sự đánh giá chủ quan từ chuyên gia, đồng thời dựa trên suy luận của nhóm thực hiện. Do đó có thể dẫn đến những khác biệt, sau sót trong quá trình xác định nguyên nhân
- Việc ứng dụng biểu đồ xương cá hiệu quả yêu cầu kiến thức, kinh nghiệm về từng quy trình và lĩnh vực cụ thể. Việc thiếu tính chuyên môn có thể ảnh hưởng đến việc xác định nguyên nhân gốc rễ cũng như đưa ra giải pháp phù hợp
- Trong những trường hợp phức tạp, việc xác định nguyên nhân chính của vấn đề có thể gặp nhiều trở ngại nếu dùng biểu đồ xương cá
- Biểu đồ xương cá luôn cho phép xác định nguyên nhân duy nhất, có thể dẫn đến sự mâu thuẫn hoặc phân tán khi xác định nguyên nhân cốt lõi.
Một trong những bước chuẩn bị sơ bộ quan trọng nhất cần thực hiện trước khi vẽ dòng đầu tiên của biểu đồ xương cá là đảm bảo cần có sự đồng thuận rộng rãi từ đội ngũ nhân viên về vấn đề cốt lõi cần giải quyết. Sự đồng thuận này đảm bảo rằng các giải pháp đúng đắn được đội ngũ nhân viên đồng lòng, cùng nhau thực hiện nhằm giải quyết vấn đề một cách triệt để.
