Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: vai trò, lợi ích & giải pháp

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình thay đổi về tư duy và ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số để cải thiện hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng trưởng doanh thu và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Bao gồm việc sử dụng các phần mềm, ứng dụng, hệ thống thông tin, trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT), điện toán đám mây,... để thu thập, phân tích dữ liệu, tự động hóa các quy trình kinh doanh và quản lý.

Mục tiêu của chuyển đổi số giúp doanh nghiệp:

• Tăng hiệu quả và năng suất.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Mở rộng thị trường và tăng doanh thu.
• Tối ưu hóa quy trình quản lý.
• Tận dụng dữ liệu và thông tin.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh.
• Bảo vệ môi trường và phát triển bền vững.
• Thúc đẩy đổi mới và sáng tạo.

Có nhiều suy nghĩ chưa đúng rằng, chuyển đổi số chỉ về công nghệ. Nhưng không phải vậy, đây là sự thay đổi cơ bản trong cách mà một tổ chức vận hành, giao tiếp và tương tác với khách hàng, được xem là sự phá vỡ cách thức hoạt động truyền thống để trở nên công nghệ hoá, hiện đại hoá hơn, đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng cải tiến và đổi mới để giữ bắt kịp với sự phát triển của công nghệ và thị trường.

Ví dụ về chuyển đổi số doanh nghiệp

Chuỗi cửa hàng bánh pizza nổi tiếng Domino's bắt đầu hoạt động từ những năm 1960 và đã có bước chuyển mình mạnh mẽ khi thực hiện chuyển đổi số. Vào năm 2021, theo Marketing Week, 91% doanh số bán hàng của Domino's có được thông qua các kênh kỹ thuật số.

Giai đoạn 2021 tưởng chừng như phá sản khi hoạt động kinh doanh truyền thống, vị CEO lúc bấy giờ đã giao nhiệm vụ cho nhóm công nghệ giúp những khách hàng có điện thoại thông minh đặt bánh pizza dễ dàng trong 17 giây.

Từ đó, ứng dụng Domino's đã ra đời, việc giao hàng thậm chí còn dễ dàng hơn vì dịch vụ xe đạp điện và giao hàng tự động, những hoạt động này đã mang lại doanh thu 4,36 tỷ đô la vào năm 2021 cho doanh nghiệp này.

>> Tham khảo các chủ đề về chuyển đổi số theo lĩnh vực:

• Chuyển đổi số trong Doanh nghiệp

• Chuyển đổi số trong Nông nghiệp

• Chuyển đổi số trong Giáo dục

• Chuyển đổi số ngành Ngân hàng

• Chuyển đổi số trong Báo chí

• Chuyển đổi số trong Y tế

• Chuyển đổi số báo chí

6 Mức độ chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Có 6 mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp, cụ thể được chia thành các cấp độ như sau:

• Mức 0 - Chưa chuyển đổi số: Doanh nghiệp chưa có hoạt động nào, hoặc có nhưng không đáng kể các hoạt động chuyển đổi số.

• Mức 1 - Khởi động: Doanh nghiệp đã bắt đầu có một số hoạt động nhỏ trong quá trình chuyển đổi số.

• Mức 2 - Bắt đầu: Doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số, bắt đầu có những hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp. Theo đó, những hoạt động này cũng bắt đầu mang lại lợi ích trong hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm khách hàng.

• Mức 3 - Hình thành: Các hoạt động chuyển đổi số trong doanh nghiệp đã cơ bản hình thành theo các trụ cột ở các bộ phận, mang lại lợi ích và hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng. Khi đạt được mức này là đang bắt đầu hình thành doanh nghiệp số.

• Mức 4 - Nâng cao: Ở mức này, quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp đã được nâng cao thêm một bước. Các nền tảng, công nghệ, dữ liệu số giúp tối ưu hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trải nghiệm khách hàng. Đạt được mức này, doanh nghiệp đã trở thành doanh nghiệp số với mô thức chính dựa trên nền tảng, dữ liệu số.

• Mức 5 - Dẫn dắt: Chuyển đổi số doanh nghiệp đã sắp hoàn thiện, doanh nghiệp thực sự đã trở thành doanh nghiệp số với hầu hết các phương thức, mô hình kinh doanh chủ yếu dựa trên nền tảng, dữ liệu số. Doanh nghiệp ở mức này có khả năng dẫn dắt, tạo lập hệ sinh thái doanh nghiệp số vệ tinh.

Bộ TT&TT sẽ tiến hành thẩm định, đánh giá mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp dựa trên kết quả tự đánh giá của doanh nghiệp, cùng với đánh giá của tư vấn độc lập hoặc Sở TT&TT. Trong trường hợp cần thiết, Bộ TT&TT cũng có thể tổ chức đánh giá trực tiếp doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nào đã được Bộ TT&TT thẩm định, đánh giá sẽ được cấp Chứng nhận mức độ chuyển đổi số. Doanh nghiệp có thể sử dụng Chứng nhận này để quảng cáo thương hiệu cũng như đăng ký tham gia các chương trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp và các đề án chuyển đổi số của cơ quan nhà nước.

Tầm quan trọng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số vì nhiều lý do, nhưng cho đến nay, lý do chính là: Đó là vấn đề sống còn. Có thể thấy, trước đại dịch Covid-19, khả năng thích ứng linh hoạt của một tổ chức với khó khăn về sự gián đoạn chuỗi cung ứng, áp lực thị trường, kỳ vọng của khách hàng,... là rất quan trọng.

Mục đích cuối cùng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp là sự tồn tại và sức mạnh trong tương lai, nhưng các sáng kiến về chuyển đổi số đã mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp, bao gồm:

Hiệu suất và hiệu quả tăng lên

Việc triển khai các công nghệ góp phần giảm sai sót và đẩy nhanh tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường. Trong khi đó, quy trình kinh doanh được cải tiến nhờ công nghệ kỹ thuật số, từ đó giúp tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh.

Cung cấp lượng thông tin lớn một cách chi tiết

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp cho phép đội ngũ nhân sự có quyền truy cập vào lượng lớn dữ liệu một cách chi tiết. Theo đó, họ có thể theo dõi, đo lường các loại chỉ số, tỷ lệ chuyển đổi, giá trị khách hàng, sự hài lòng của khách hàng,...

Điều này không chỉ cho phép doanh nghiệp sắp xếp dữ liệu một cách trực quan, rõ ràng và dễ truy cập mà còn cho phép đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu này. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định linh hoạt hơn.

Duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp

Chuyển đổi số trong cuộc cách mạng 4.0 đã trở thành vấn đề sống còn của hầu hết doanh nghiệp. Bây giờ đó không còn là sự chọn lựa, mà là điều sớm muộn để duy trì tính cạnh tranh.

Các doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ phù hợp để đáp ứng quá trình chuyển đổi số, đồng thời làm hài lòng khách hàng trong cả hiện tại và tương lai.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng 

Khách hàng ngày nay có nhiều thay đổi trong kỳ vọng và xu hướng mua hàng, họ yêu cầu cá nhân hóa và điều này cần đến chuyển đổi số. Việc cá nhân hóa giúp trải nghiệm khách hàng tốt hơn, khiến khách hàng cảm thấy mình đặc biệt với doanh nghiệp. 

Chuyển đổi số giúp phân tích dữ liệu khách hàng một cách nhanh chóng và chi tiết. Nhờ đó có thể nâng cao trải nghiệm và mong đợi của khách hàng.

Thúc đẩy mối liên kết giữa các phòng ban

Chuyển đổi số cho phép đội ngũ nhân sự giữa các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp giao tiếp dễ dàng và linh hoạt hơn. Bằng cách sử dụng các nền tảng quản trị tự động hóa, các bộ phận/ phòng ban có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu, thông tin ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Nhờ đó giúp tăng cường liên kết giữa các phòng ban.

Nâng cao hiệu quả và giảm chi phí cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số là quá trình tốn kém nhiều chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi chuyển mình thành công, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí cho các hoạt động. Chẳng hạn như công nghệ thực tế ảo mô phỏng trực quan sản phẩm mới của doanh nghiệp, mà không cần phải xây dựng, sản xuất chúng trước.

Ngoài ra, vấn đề lưu trữ dữ liệu giờ đây đã có điện toán đám mây và có thể được quản lý bởi các nhà cung cấp. Nhờ đó, có thể giúp nhân viên có thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ khác, mang lại nhiều giá trị kinh doanh hơn, đồng thời đơn giản hóa việc lưu trữ dữ liệu.

Thực trạng chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện nay

Theo nghiên cứu của Microsoft tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương, trong khoảng thời gian trước và sau khi đại dịch Covid-19, 74% nhà lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng, đổi mới là điều bắt buộc và có tác động to lớn tới khả năng chống chịu của doanh nghiệp. 98% doanh nghiệp tiên phong chuyển đổi số đều tin rằng đổi mới là chìa khóa để đáp ứng thách thức và cơ hội của thị trường, 56% CEO các doanh nghiệp lớn khẳng định chuyển đổi số giúp tăng doanh thu. 

Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam đã tiến hành khảo sát thực trạng chuyển đổi số trong doanh nghiệp, có hơn 80% lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn chuyển đổi số, 65% sẵn sàng đầu tư vào chuyển đổi số, đặc biệt là sau những biến cố của đại dịch Covid-19 trong những năm qua.

Năm 2022, Bộ Kế hoạch & Đầu tư phối hợp với Dự án USAID LinkSME triển khai chương trình “Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025”. Cuộc khảo sát trên 1.300 doanh nghiệp đã chỉ ra nhu cầu chuyển đổi số và giải pháp công nghệ trong các doanh nghiệp, cụ thể: 

Với những doanh nghiệp mới tham gia chuyển đổi số: 57% doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp Tiếp thị trực tuyến; 53,7% doanh nghiệp có nhu cầu về các giải pháp Làm việc nội bộ. Cùng các giải pháp Giao dịch điện tử (43%) và Hạ tầng mạng, dữ liệu (39,6%).

Các doanh nghiệp đang tăng trưởng, trong quá trình chuyển đổi số có nhu cầu về Phân tích dữ liệu và báo cáo thông minh (63,5%), Quản lý hệ thống khách hàng và Quản lý kênh bán hàng (60,7%). Cùng giải pháp về Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (57,8%) và An toàn dữ liệu (50,2%).

Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nói chung, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa hoàn toàn nhận thức đúng về vai trò chuyển đổi số trong cuộc cách mạng 4.0. Những rào cản về thiếu nhân lực, nền tảng công nghệ thông tin, tư duy kỹ thuật số, văn hóa chuyển đổi số,... khiến các doanh nghiệp nhỏ khó khăn trong công cuộc chuyển đổi số.

>> Tham khảo: 

• Kinh doanh số là gì? Tầm quan trọng của kinh doanh số

Cơ hội, thách thức khi thực hiện chuyển đổi số

Thực tế cho thấy rằng, tác động của công nghệ số lên các tổ chức, ngành nghề, lĩnh vực là rất khác nhau, do đó lộ trình chuyển đổi số cũng sẽ khác nhau. Chẳng hạn, một doanh nghiệp sản xuất gạch men có thể ít bị tác động bởi quá trình chuyển đổi số hơn là một doanh nghiệp về thực phẩm, thời trang.
Chuyển đổi số đang dần thiết lập lại khái niệm cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, từ “cá lớn nuốt cá bé” sang “cá nhanh nuốt cá chậm”. Trong chuyển đổi số, doanh nghiệp nào đi nhanh sẽ có nhiều cơ hội cũng như lợi thế cạnh tranh hơn.

Cơ hội

• Tăng cường sự cạnh tranh: Cho phép các doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bằng cách áp dụng các công nghệ số, tạo ra các sản phẩm/ dịch vụ mới, cải thiện trải nghiệm khách hàng, cải tiến quy trình kinh doanh hiện có để tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

• Tạo ra giá trị: Các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, Internet of Things (IoT), blockchain,... cho phép các tổ chức phân tích dữ liệu khách hàng, thu thập thông tin nhanh chóng nhằm cung cấp sản phẩm/ dịch vụ tốt hơn.

• Nâng cao hiệu suất: Tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian, tự động hóa quy trình, tăng cường truyền thông và các hoạt động trực tuyến giữa các bộ phận, nhân viên giúp tăng năng suất, đồng thời tiết kiệm tối đa thời gian làm việc.

Thách thức

• Chi phí và đầu tư: Chuyển đổi số đòi hỏi sự đầu tư tài chính rất lớn để triển khai các công nghệ mới và xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Chi phí đào tạo nhân viên, mua sắm các thiết bị và phần mềm cũng là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

• Sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp: Thay đổi tổ chức từ mô hình truyền thống sang mô hình chuyển đổi số có thể gây ra nhiều sự xáo trộn từ nhân viên và ban lãnh đạo.

• Bảo mật và quản lý rủi ro: Sự phụ thuộc vào công nghệ số đặt ra những thách thức về bảo mật thông tin và quản lý rủi ro. Các tổ chức cần đảm bảo hệ thống dữ liệu được bảo mật một cách an toàn và tuân thủ các quy định liên quan.

• Thiếu nhân lực: Chuyển đổi số đòi hỏi nguồn nhân lực có kiến thức và kỹ năng về công nghệ mới. Điều này có thể gây ra những khó khăn nhất định trong việc tuyển chọn và giữ chân nhân tài.

Doanh nghiệp nên thực hiện chuyển đổi số như thế nào?

Các doanh nghiệp tại Việt Nam nói chung, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần có giải pháp để thực hiện chuyển đổi số một cách toàn diện và hiệu quả nhất.

Ứng dụng công nghệ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

Chuyển đổi số là quá trình ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này cũng đòi hỏi trình độ xuất sắc về kỹ thuật cũng như nguồn nhân lực. Tuy nhiên thực tế, Việt Nam vẫn còn chưa làm chủ được nhiều công nghệ cốt lõi của chuyển đổi số, các hệ thống nền tảng cơ bản.

Do đó, chuyển đổi số tại Việt Nam hiện tại vẫn còn phụ thuộc nhiều vào công nghệ sẵn có trên thế giới, trong đó bao gồm:

Cloud Computing (Điện toán đám mây)

Cloud computing hay còn gọi là điện toán đám mây, công nghệ này có tính năng lưu trữ, bảo trì, quản lý, phân tích, bảo mật dữ liệu bằng cách khai thác máy chủ thông qua Internet.

Với Cloud computing, doanh nghiệp có thể kiểm tra và phát triển ứng dụng, vận hành big data, website, dễ dàng chia sẻ dữ liệu thông qua các nền tảng như Dropbox, Google Drive,... Nhờ đó doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình, tối ưu chi phí, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Ngoài ra, công nghệ này cũng có thể linh hoạt điều chỉnh theo yêu cầu doanh nghiệp, chỉ trả tiền với những dịch vụ cần sử dụng. Do đó sẽ tiết kiệm một khoảng chi phí cho doanh nghiệp.

IoT (Internet of Things)

IoT có lẽ không còn là thuật ngữ xa lạ với các doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Công nghệ này đề cập đến mạng lưới các đối tượng vật lý được tích hợp với phần mềm, cảm biến và các công nghệ khác, mục tiêu là kết nối và trao đổi dữ liệu với các thiết bị, hệ thống qua Internet.

Nhờ cung cấp khả năng hiển thị chi tiết, minh bạch về các hoạt động, công nghệ IoT được nhiều công ty áp dụng vào chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, IoT cũng cho phép các doanh nghiệp đạt mục tiêu chuyển đổi số như tăng sự linh hoạt, nâng cao trải nghiệm khách hàng, vận hành hiệu quả,...

Ứng dụng Robot

Robot cũng được xem là một trong những công nghệ lớn góp phần vào quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp năm 2021. Nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đã ứng dụng Robot trong các lĩnh vực như logistic, y học, kỹ thuật,...

Ứng dụng Robot giúp các doanh nghiệp giảm chi phí, cải thiện môi trường lao động, đảm bảo tính đồng nhất của sản phẩm, giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.

>> Tham khảo: Công nghệ chuyển đổi số trong sản xuất

Công nghệ thực tế ảo (VR)

Công nghệ thực tế ảo (VR) đưa người dùng bước vào môi trường ảo, giúp người dùng trải nghiệm không gian chân thực bằng các thiết bị đi kèm. VR được nhiều doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng trong các lĩnh vực như y học, du lịch, bất động sản,...

Giải pháp về nguồn nhân lực

Quá trình chuyển đổi số đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao, am hiểu sâu sắc về công nghệ, đây cũng là vấn đề khó khăn mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp phải.

Nguồn nhân lực được xem là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Chiến lược phát triển nguồn nhân lực phải được ưu tiên và nằm trong chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Trước hết, cần có những chương trình đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sẵn có của doanh nghiệp, đồng thời coi trọng công tác tuyển dụng, thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp.

Giải pháp về vốn đầu tư

Thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình chuyển mình mạnh mẽ, đòi hỏi thay đổi từ tư duy, nhận thức, nhân lực, cơ sở hạ tầng, chiến lược tới các giải pháp công nghệ,... nên số vốn đầu tư là không hề nhỏ.

Tuy nhiên, trong khi trên lý thuyết là phải chuyển đổi số để cạnh tranh, phát triển, thì doanh nghiệp vẫn chưa chắc chắn về hiệu quả mà quá trình này mang lại, thậm chí là nguy cơ thất bại, lỗ vốn. Do đó, cần triển khai các giải pháp về vốn đầu tư trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

Giải pháp từ nhận thức của doanh nghiệp

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp cũng là một thách thức và khó khăn rất lớn đối với các nhà lãnh đạo. Các doanh nghiệp lớn trên thế giới chuyển đổi số thành công cho thấy, bộ phận nghiên cứu và phát triển là rất quan trọng trong doanh nghiệp, bất kể đó là doanh nghiệp gì, lớn hay nhỏ.

Do đó, việc tăng cường liên kết, hợp tác với các doanh nghiệp có vốn FDI và các doanh nghiệp ở quốc gia phát triển trên thế giới là điều cần thiết để nắm bắt những tiêu chuẩn, kỹ thuật mới. Đồng thời tiếp cận với công nghệ, phương pháp mới cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

Tuy nhiên, để có được hiệu quả tối đa khi nắm bắt những nội dung đó, các doanh nghiệp cần có giải pháp về nhân lực cũng như nhận thức của họ để đón đầu thành quả tiến bộ của công nghệ toàn cầu.

Một số câu hỏi thường gặp về chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Sự khác nhau giữa chuyển đổi số và số hóa

Chuyển đổi số và số hóa là 2 khái niệm khiến nhiều người bị nhầm lẫn, bởi chúng liên quan tới các ứng dụng công nghệ số vào quản lý tổ chức. Tuy nhiên, hai thuật ngữ này hoàn toàn khác nhau, cụ thể:

Sự khác nhau giữa kinh tế số và kinh doanh số là gì?

Kinh tế số (digital economy) và kinh doanh số (digital business) là hai khái niệm liên quan đến việc sử dụng công nghệ số trong hoạt động kinh doanh, tuy nhiên chúng có sự khác nhau như sau:

Doanh nghiệp triển khai ERP đã phải là chuyển đổi số chưa?

Triển khai ERP đã được coi là một phần trong quá trình chuyển đổi số. ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp, giúp tổ chức quản lý các quy trình kinh doanh, tài chính, nhân sự, quản lý kho và các hoạt động khác một cách hiệu quả.

Chuyển đổi số là quá trình áp dụng công nghệ số và sự thay đổi trong cách làm việc để cải thiện hiệu suất, tăng cường tương tác khách hàng và tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp. Triển khai ERP có thể được xem là một phần trong quá trình chuyển đổi số vì nó liên quan đến việc sử dụng công nghệ để tối ưu hóa quản lý và quy trình trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc triển khai ERP. Nó bao gồm cả việc sử dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT), phân tích dữ liệu (data analytics) và các giải pháp khác để tạo ra sự đổi mới và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số như thế nào?

Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể chuyển đổi số theo các hướng sau:

• Xây dựng một trang web hoặc cửa hàng trực tuyến (trên sàn TMĐT): Tạo một giao diện trực tuyến cho doanh nghiệp giúp mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng mới. Doanh nghiệp có thể tạo một trang web hoặc cửa hàng trực tuyến để giới thiệu sản phẩm, tiếp nhận đặt hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

• Sử dụng công cụ quản lý khách hàng (CRM): Công cụ quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp ghi lại thông tin và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả. CRM giúp theo dõi thông tin khách hàng, quản lý quan hệ và cung cấp dịch vụ tốt hơn.

• Tận dụng mạng xã hội: Doanh nghiệp có thể sử dụng mạng xã hội như Facebook, Instagram, LinkedIn để tiếp cận và tương tác với khách hàng. Quảng cáo trên mạng xã hội và chia sẻ nội dung hữu ích giúp nâng cao nhận thức thương hiệu và tạo sự tương tác với khách hàng.

• Áp dụng thanh toán điện tử: Doanh nghiệp nên cung cấp các phương thức thanh toán điện tử như ví điện tử, thẻ tín dụng, chuyển khoản trực tuyến để tiện lợi cho khách hàng và tăng cường quy trình giao dịch.

• Tích hợp hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP): Sử dụng hệ thống ERP giúp quản lý tổ chức, quy trình và thông tin kinh doanh một cách hiệu quả hơn. Hệ thống này tích hợp các phòng ban và hoạt động trong doanh nghiệp, từ quản lý kho hàng, tài chính, nhân sự đến quản lý khách hàng.

• Sử dụng dịch vụ đám mây (cloud services): Cung cấp và lưu trữ dữ liệu trên đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về hạ tầng và quản lý dữ liệu một cách an toàn. Ngoài ra, việc sử dụng các dịch vụ đám mây như hợp tác trực tuyến, lưu trữ tệp tin và quản lý dự án cũng tăng cường khả năng làm việc từ xa và chia sẻ.

Chi phí cho chuyển đổi số bao nhiêu là phù hợp?

Việc xác định mức chi phí phù hợp cho chuyển đổi số phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô và tình hình tài chính của tổ chức, mục tiêu chuyển đổi số, và tầm nhìn dài hạn của tổ chức. Dưới đây là một số hướng dẫn để xác định mức chi phí phù hợp:

• Tham khảo mức chi phí trung bình: Mức chi phí chuyển đổi số trung bình thế giới là khoảng 2-3% tổng doanh thu hoặc ngân sách. Tuy nhiên, mức đó có thể khác nhau tùy thuộc vào quốc gia và ngành công nghiệp. Tham khảo mức chi phí chuyển đổi số trong ngành hoặc quốc gia tương tự để có một điểm tham khảo. Ví dụ chi phí chuyển đổi số ở một số nước như Singapore, tỷ lệ này có thể lên đến 4-5%, mức trung bình của Việt Nam hiện nay đang là 0,3%.

• Cân nhắc chiến lược và ưu tiên: Dựa trên chiến lược chuyển đổi số của tổ chức, xác định những ưu tiên và mục tiêu quan trọng nhất để đầu tư. Điều này giúp tập trung nguồn lực vào các hoạt động quan trọng nhất và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực tài chính.

• Cân nhắc quy mô và giai đoạn: Xác định quy mô và thời gian của quá trình chuyển đổi số. Chi phí có thể được phân chia theo giai đoạn, với mức chi phí cao hơn trong giai đoạn ban đầu khi xây dựng nền tảng và thấp hơn trong giai đoạn duy trì và phát triển.

• Đánh giá nhu cầu bảo mật và an ninh mạng: Đảm bảo dành một phần tài chính để đầu tư vào các biện pháp bảo mật và an ninh mạng. Việc bảo đảm an toàn và an ninh mạng là yếu tố quan trọng trong chuyển đổi số và có thể yêu cầu một phần trích nguồn riêng biệt.

• Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh: Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các dự án chuyển đổi số và điều chỉnh mức chi phí dựa trên kết quả đạt được. Điều này giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên tài chính và điều chỉnh mức đầu tư cho các hoạt động chuyển đổi số.

Quan trọng nhất, việc xác định mức chi phí phù hợp cho chuyển đổi số cần căn cứ vào tình hình cụ thể của tổ chức, tài chính và mục tiêu chuyển đổi số. Điều này đảm bảo sự cân đối giữa khả năng tài chính và lợi ích dài hạn của quá trình chuyển đổi số.

Các phần mềm chuyển đổi số nào phổ biến cho doanh nghiệp?

Phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp là một ứng dụng phần mềm được thiết kế để giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số, tức là sử dụng công nghệ số để cải thiện hoạt động kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc.

Phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp có thể bao gồm các giải pháp và công cụ như hệ thống quản lý tương tác khách hàng (CRM), phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (ERP), phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM), phân tích dữ liệu và Business Intelligence (BI), hệ thống quản lý nội dung (CMS) và nhiều ứng dụng khác liên quan đến AI, IoT,...

Mục tiêu của phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp là tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, tăng cường khả năng tiếp cận thông tin và quản lý dữ liệu, cải thiện tương tác với khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng phần mềm chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng phản ứng nhanh chóng, tăng cường hiệu quả vận hành và tạo ra giá trị cho khách hàng.

Việc triển khai phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp yêu cầu sự phân tích kỹ lưỡng về quy trình và nhu cầu của doanh nghiệp, cùng với việc tuân thủ các quy tắc bảo mật thông tin và quyền riêng tư. Nó có thể đòi hỏi sự đào tạo và tư vấn để nhân viên nắm bắt và sử dụng hiệu quả các công cụ và quy trình mới.

Những sai lầm khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp cần tránh?

70% chuyển đổi số không đạt được mục tiêu theo báo cáo của BCG. Trong quá trình chuyển đổi số, có nhiều sai lầm dẫn đến thất bại này, bao gồm:

Chậm trễ

Tình trạng chậm trễ thường gặp ở những doanh nghiệp mới bắt đầu thực hiện chuyển đổi số với một tư duy cũ. Những doanh nghiệp này chỉ xem chuyển đổi số như số hóa hay công nghệ đơn thuần, những điều này các doanh nghiệp khác đã làm từ lâu.

Muốn vậy, các nhà lãnh đạo cần phải thay đổi cả về tư duy, nhận thức, sau đó dần chuyển đổi cách sống, cách vận hành và phương thức sản xuất, thông qua các công nghệ số.

Không có khả năng thực thi

Khi đưa ra những ý tưởng chuyển đổi số không thực tế, không có khả năng thực thi, doanh nghiệp cũng dễ thất bại. Cho dù có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng không thể đưa vào thị trường, không có khách hàng, thì cuối cùng mọi hoạt động của doanh nghiệp lại quay về phương thức truyền thống cũ.

Sự phản kháng từ nhân viên

Khi nhân viên không hiểu lý do và lợi ích của chuyển đổi số, thì sẽ có sự phản kháng. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng, đội ngũ nhân viên biết động cơ thúc đẩy chuyển đổi số cùng những lợi ích đối với doanh nghiệp và khách hàng.

Đánh giá thấp chi phí

Chuyển đổi số là một quy trình tốn kém vì đây là quá trình tái tạo lại doanh nghiệp. Hãy chắc chắn doanh nghiệp đang tiến hành quá trình này với ngân sách có thể đáp ứng được kỳ vọng và mục tiêu.

Thiếu cam kết

Chuyển đổi số là một quá trình lâu dài cần có thời gian và cam kết. Do đó cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bảng kế hoạch dài hạn để hướng dẫn, phổ biến quy trình cho đội ngũ nhân viên về thời gian cần thiết.

Thiếu kỹ năng

Nếu nguồn nhân lực không đảm bảo kiến thức và kỹ năng cần thiết cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp thì rất dễ dẫn đến sự thất bại. Việc đào tạo, hướng dẫn có tác động rất lớn đến kỹ năng của nhân viên, do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc đưa những chương trình phù hợp bao gồm lĩnh vực cụ thể mà công ty đang cần để phát triển vào chương trình đào tạo cho nhân viên.

Không có ngành nào nằm ngoài cuộc của quá trình chuyển đổi số. Để phục vụ khách hàng và tính cạnh tranh trên thị trường, nhiều công ty trong các lĩnh vực đang đầu tư vào chuyển đổi số để đưa kỹ thuật số vào quy trình và văn hóa của họ.

>> Đọc thêm: Cuốn sách “Vì sao chuyển đổi số thất bại - Why Digital Transformations Fail” của Tony Saldanha dành cho bất cứ ai nhận thức đầy đủ về sự cấp bách của việc “chuyển đổi số” và quan tâm tới việc đánh bại các tỷ lệ thành công ảm đạm của chủ đề này.