Phòng hành chính nhân sự: Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu

Phòng hành chính nhân sự là phòng ban trong doanh nghiệp có chức năng quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính. Trong một số tổ chức lớn, phòng hành chính nhân sự cũng có trách nhiệm quản lý các hoạt động hành chính như quản lý văn phòng phẩm, quản lý không gian văn phòng, và hỗ trợ các hoạt động tổ chức nội bộ khác.

Chức năng phòng hành chính nhân sự

Chức năng chính của phòng hành chính nhân sự là tham mưu và hỗ trợ cho Ban lãnh đạo trong việc xây dựng và triển khai các chính sách, quy định về nhân sự, đồng thời đảm bảo các hoạt động nhân sự được thực hiện hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Tư vấn và hỗ trợ Ban lãnh đạo trong các vấn đề liên quan đến nhân sự: Phòng hành chính nhân sự là cầu nối giữa Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Phòng HR có trách nhiệm cung cấp các thông tin, phân tích, tư vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề nhân sự, bao gồm:

  • Xây dựng chiến lược nhân sự

  • Quy hoạch, bố trí nhân sự

  • Tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự

  • Đánh giá, khen thưởng, kỷ luật nhân sự

  • Quan hệ lao động

  • Phúc lợi xã hội

• Tổ chức và triển khai các hoạt động nhân sự: Là đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp tổ chức và triển khai các hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm:

  • Tuyển dụng: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, thực hiện tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá ứng viên, ra quyết định tuyển dụng

  • Đào tạo: Xây dựng kế hoạch đào tạo, tổ chức đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo

  • Đánh giá nhân sự: Xây dựng kế hoạch đánh giá, thực hiện đánh giá, phân tích kết quả đánh giá

  • Lương thưởng: Xây dựng thang bảng lương, thực hiện tính lương, thưởng, các chế độ phúc lợi khác

  • Quan hệ lao động: Giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động, thương lượng, ký kết hợp đồng lao động, giải quyết tranh chấp lao động

• Quản lý hồ sơ, dữ liệu nhân sự: Quản lý, lưu trữ tất cả các hồ sơ, dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm: hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, hồ sơ lương thưởng, hồ sơ đào tạo,...

• Hỗ trợ các hoạt động khác của doanh nghiệp: Ngoài các chức năng chính nêu trên, phòng hành chính nhân sự còn có thể tham gia hỗ trợ các hoạt động khác của doanh nghiệp, như quản lý văn phòng, dịch vụ khách hàng, tổ chức sự kiện,...

Tùy theo quy mô, đặc thù của doanh nghiệp mà chức năng của phòng hành chính nhân sự có thể được điều chỉnh cho phù hợp. Nhìn chung, phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp.

>> Đọc thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp

• Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự: Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự cho doanh nghiệp. Bao gồm các công việc như xây dựng kế hoạch và triển khai tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, theo dõi, đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng, phát triển nhân sự.

• Quản lý tiền lương, thưởng và phúc lợi: Xây dựng và triển khai hệ thống tiền lương, thưởng và phúc lợi. Tính toán, chi trả tiền lương, thưởng và phúc lợi cho nhân viên. Đồng thời theo dõi, quản lý quỹ tiền lương, thưởng và phúc lợi.

• Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động: Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên. Bao gồm các công việc như tạo lập, lưu trữ và quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên. Theo dõi, cập nhật hồ sơ, hợp đồng lao động,...

• Quản lý kỷ luật, kỷ luật lao động: Xây dựng và triển khai quy định về kỷ luật, kỷ luật lao động. Đồng thời xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật, kỷ luật lao động.

• Quản lý quan hệ lao động: Xây dựng và triển khai thỏa ước lao động tập thể, giải quyết các tranh chấp lao động.

Có thể thấy, phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp. Phòng hành chính nhân sự cần thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý công tác nhân sự để đảm bảo nguồn nhân lực của doanh nghiệp luôn được phát triển và sử dụng hiệu quả.

Quản lý các công tác hành chính

Công tác hành chính là một phần quan trọng trong nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự. Cụ thể bao gồm:

• Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, tài sản cố định,...

• Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhà xưởng,...

• Quản lý hệ thống thông tin, mạng lưới,...

• Quản lý các thủ tục hành chính, văn bản pháp lý,...

• Tổ chức các hoạt động lễ tân, hội họp, sự kiện,...

• Cung cấp các dịch vụ hành chính khác cho nhân viên trong doanh nghiệp,...

Nhìn chung, nhiệm vụ quản lý công tác hành chính của phòng hành chính nhân sự là nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra trơn tru, hiệu quả. Cụ thể, phòng hành chính nhân sự có vai trò:

• Cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.

• Đảm bảo cho các thủ tục hành chính được thực hiện đúng quy định.

• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thuận lợi cho nhân viên.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, phòng hành chính nhân sự cần có sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

Quản lý truyền thông trong doanh nghiệp

Thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền và bảo hộ nhãn hiệu, duy trì việc phát triển thương hiệu. Quá trình này đòi hỏi phòng hành chính nhân sự cần xử lý các rủi ro có thể phát sinh, từ việc xây dựng, phát triển đến củng cố thương hiệu. Đồng thời, cần định kỳ đánh giá và cải tiến hình ảnh thương hiệu để đảm bảo phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Tổ chức các buổi họp báo, sự kiện, hội nghị là một phần quan trọng của công việc truyền thông. Nhiệm vụ này đòi hỏi các nhân sự trong phòng hành chính nhân sự cần lên ý tưởng và nội dung cho các chương trình, viết và biên tập bài viết PR, nội dung quảng cáo, thông cáo báo chí, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.

Tạo dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông, cơ quan ban ngành liên quan đến truyền thông, Marketing và bán hàng cũng là một nhiệm vụ quan trọng của phòng hành chính nhân sự trong vai trò này. Mối quan hệ này giúp đảm bảo doanh nghiệp có được sự hậu thuẫn tốt nhất để quảng bá thương hiệu.

Tìm kiếm, xem xét và đề xuất tham gia vào các giải thưởng trong và ngoài nước, cũng như các chương trình tài trợ xã hội nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Phòng hành chính nhân sự cần chuẩn bị hồ sơ và theo dõi kết quả của những hoạt động này để đảm bảo hiệu quả trong việc quảng bá thương hiệu.

Quản lý các vấn đề pháp lý

Nhiệm vụ quản lý các vấn đề pháp lý của phòng hành chính nhân sự giúp doanh nghiệp hoạt động đúng quy định của pháp luật và tránh những rủi ro pháp lý:

• Tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến lao động, nhân sự, thương mại, hợp đồng,...

• Soạn thảo và thẩm định các văn bản, hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể,... của doanh nghiệp

• Tham gia giải quyết các tranh chấp lao động, khiếu nại, tố cáo của người lao động

• Cung cấp thông tin pháp luật cho người lao động

Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, phòng hành chính nhân sự cần có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao về pháp luật, am hiểu về đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, phòng hành chính nhân sự cần thường xuyên cập nhật các quy định mới để đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động đúng pháp luật.

Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Quy định, quy chế về quản lý nhân sự là cơ sở để phòng hành chính nhân sự thực hiện các công tác quản lý nhân sự, trong đó có quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự. Các quy định, quy chế này cần được xây dựng rõ ràng, cụ thể, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

Đào tạo, phát triển nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên phòng hành chính nhân sự.Theo đó, cần xây dựng và triển khai các kế hoạch, chương trình đào tạo, phát triển nhân lực phù hợp với nhu cầu của từng nhân viên và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc là một nhiệm vụ quan trọng để kịp thời phát hiện những vấn đề cần khắc phục, nhằm nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên phòng hành chính nhân sự. Phòng hành chính nhân sự cần xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc phù hợp, thực hiện đánh giá một cách khách quan, công bằng.

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự

Giám đốc phòng hành chính nhân sự

Giám đốc phòng hành chính nhân sự là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban giám đốc. Họ có trách nhiệm bao quát toàn bộ hoạt động của bộ phận. Nhiệm vụ của giám đốc bao gồm:

• Xây dựng và triển khai chiến lược nhân sự của doanh nghiệp.

• Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của bộ phận hành chính nhân sự.

• Hỗ trợ ban giám đốc trong việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực.

• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, tiền lương, bảo hiểm,...

Trưởng phòng hành chính nhân sự

Trưởng phòng hành chính nhân sự là người hỗ trợ giám đốc phòng hành chính nhân sự trong việc thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận, tập trung vào việc triển khai các kế hoạch, chương trình nhân sự của doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm:

• Tổ chức thực hiện các kế hoạch, chương trình nhân sự của doanh nghiệp.

• Quản lý và điều hành các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá,... nguồn nhân lực.

• Quản lý các chế độ phúc lợi, lương thưởng, bảo hiểm,... cho nhân viên.

• Đảm bảo sự phát triển của đội ngũ nhân viên.

Nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến hành chính và nhân sự trong một doanh nghiệp. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự có thể được chia thành hai mảng chính:

Mảng hành chính:

• Tiếp nhận, xử lý văn bản, hồ sơ, giấy tờ
• Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị
• Tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của cấp trên

Mảng nhân sự:

• Hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên
• Quản lý hồ sơ, bảo hiểm, lương thưởng cho nhân viên
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.

Phòng hành chính nhân sự không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực mà còn gián tiếp đóng góp tích cực vào sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có gắn kết hay không, có lành mạnh hay không, có giữ chân được nhân tài hay không phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận hậu phương này.